Создание и редактирование задачи

Раздел Создать задачу — это специальный раздел предназначенный для создания задач в таск-трекере.

Доступ ко всем инструментам раздела доступен любому пользователю, авторизованному на корпортале.

Создание задачи

Для вызова формы Создание задачи перейдите в рабочую область раздела Создать задачу, для этого в системном меню корпортала перейдите по пунктам меню Задачи ➔ Создать задачу.

В некоторых случаях пользователь автоматически будет перенаправляться в раздел Создать задачу:

• создание задачи на основе чек-листа;

• создании копии задачи.

Для создания новой задачи или редактирования существующей заполните необходимые параметры:

Формы Создание задачи и Редактирование задачи повторяют друг друга в большинстве пунктов.

1. Вызовите форму Создание задачи.

2. Введите название задачи.

   При создании задачи на основе чек-листа название задачи формируется на основе названия чек-листа. При необходимости отредактируйте сформированное название.

   Подробнее о создании задачи на основе чек-листа см. в разделе Мои чек-листы.

3. Введите подробное описание задачи: для этого воспользуйтесь встроенным текстовым редактором с полным набором функций.

4. Чтобы прикрепить файл к задаче, нажмите Прикрепить файлы: перетащите нужные файлы (папки) в окно загрузки или нажмите на окно загрузки для добавления необходимых файлов (папок) через стандартный интерфейс браузера. Прикреплённые к задаче файлы отобразятся в окне загрузки файлов в виде списка с отображением: a) названия файла; б) формата файла; в) размера файла; г) функций «Скачать файл» и «Удалить файл» .

5. Чтобы добавить чек-лист к задаче, нажмите Добавить чек-лист.

   При создании задачи на основе чек-листа к задаче прикреплён чек-лист, на основе которого создавалась задача.

   Подробнее о создании задачи на основе чек-листа см. в разделе Мои чек-листы.

   При необходимости добавьте дополнительные чек-листы.

6. Поле выбора Приоритет: значение по умолчанию — Средний. Выберите необходимый приоритет для задачи.

   Для любой задачи, созданной в таск-трекере, можно установить один из системных приоритетов:

   • Самый высокий

   • Высокий

   • Средний

   • Низкий

   • Самый низкий

7. Поле выбора Тип: значение по умолчанию — Обычная задача. Для создания шаблона задачи выберите значение Шаблон задачи.

   Поля, характерные для шаблона задачи, описаны в разделе Шаблоны.

8. Секция выбора цвета Цвет задачи: можно выбрать цвет задачи из предложенных цветов, для просмотра и выбора дополнительных цветов нажмите «+». Для выбора цвета задачи нажмите на нужный цвет. Выбранный цвет отображается в виде вертикальной линии слева от названия задачи на канбан-доске и в календаре. Также выбранный цвет отображается фоном к задаче в календаре. Например, можно выделить задачи одного типа одним цветом, чтобы легче было понять, к какому процессу они относятся.

9. Поле выбора Теги: выберите необходимый тег или несколько тегов из предложенных. Для создания нового тега введите наименование нового тега, после нажмите Enter.

   • Для согласования вновь созданного тега обратитесь к администратору своего тенанта.

   • Чтобы новый тег был добавлен в систему, не забудьте сохранить задачу.

   • Несогласованные теги будут отображаться в задачах на красном фоне:.

   • Несогласованные теги недоступны для фильтрации.

   • Несогласованные теги не отображаются в списке задач раздела таск трекера Все задачи.

   Теги являются дополнительным элементом фильтрации, что может упростить поиск задачи или группы задач. Например, можно выделить тегами задачи из родственных процессов, так легче будет понять, к каким процессам они относятся.

   Подробнее об управлении тегами в таск-трекере см. в разделе Настройки тегов.

10. Поле ввода Оценка срока исполнителя: Поддерживается формат записи на русском или английском. Примеры:

    1. 2д 1ч = два дня и один час или 25 часов;

    2. 80ч = 80 часов или 3 дня и 8 часов;

    3. 10м = 10 минут;

    4. На английском: 1d 10h 30m 10s = 1 день 10 часов 30 минут 10 секунд.

11. Поле выбора Постановщик: по умолчанию — автор задачи.

    При изменении постановщика автор задачи теряет доступ к созданной задаче.

12. Поле выбора Ответственные: выберите одного или нескольких ответственных из предложенного списка.

    1. Выбрать группу пользователей (как ответственных, так и наблюдателей):

       1. Нажмите кнопку Выбрать группу пользователей.

       2. Автор задачи выбран ответственным по умолчанию.

       3. Установите необходимые фильтры (округ, департамент, роль, должность, филиал, подразделение (опция: включая дочерние), направления, тенанты).

          1. После установки фильтров отобразится список пользователей.

          2. При клике на записи пользователя выбранный пользователь будет исключен из списка, при повторном клике пользователь будет возвращен в список.

          3. Установленные фильтры сохраняются в задаче.

             • При выборе в качестве ответственных подразделения в задаче появится секция Согласующие (начальник выбранного подразделения).

             • При создании задачи, или при появлении пользователей в выбранных группах, в задачу будут добавляться подходящие под фильтры пользователи. То есть, можно создать задачу на всех руководителей филиалов, и если через день появится новый руководитель филиала, то есть автоматически добавит в эту задачу. Однако, если кто-то перестает быть руководителем, то есть из созданной задачи не убирает, так как задача может иметь давнюю историю, руководитель мог в нет отписываться и активно участвовать и убрать его полностью нельзя без последствий.

          4. Для сохранения фильтров нажмите OK:

             1. Выбранные и исключенные пользователи отобразятся под полем выбора Ответственные.

             2. Опционально добавится секция Согласующие.

13. Поле выбора Ответственные: выберите одного или нескольких наблюдателей из предложенного списка.

    1. Выбрать группу пользователей (см. пункт 11).

14. Поле выбора Проект (при необходимости): выберите проект, в контексте которого будет выполняться задача.

15. Поле выбора Стадия (при необходимости): выберите стадию проекта, к которой относится задача.

16. Крайний срок: значение по умолчанию — нет (означает у задачи нет крайнего срока). Если включен крайний срок, то задача будет отображаться в календаре и появятся оповещения. Для установки крайнего срока:

    1. Кликните рядом со значением по умолчанию.

    2. В календаре выберите нужную дату.

       1. Установите опцию Закрывать задачу автоматически по дате наступления крайнего срока (при необходимости): данная опция устанавливает автоматическое закрытие задачи с установкой даты закрытия.

       2. Установите опцию Включить дедлайн по локальному времени ответственных (при необходимости): данная опция позволяет поставить дедлайн так, чтобы люди во Владивостоке, которым поставили задачу из Москвы на 18 часов завтрашнего дня, увидели дедлайн не на 11 утра (минус 7 часов от Москвы), а на 18 часов, по своему часовому поясу. Если исполнителей несколько, берется самый дальний часовой пояс, так как у задачи не может быть несколько дедлайнов.

17. Секция Публичные результаты:

    1. Опция Исполнители могут видеть результаты (при необходимости): данная опция обозначает, что исполнителям будут приходить уведомления о комментариях от других ответственных.

    2. Опция Наблюдатели могут видеть результаты (при необходимости): данная опция обозначает, что наблюдателям будут приходить уведомления о комментариях от ответственных.

18. Секция Нужно подтверждение:

    1. Опция Требуется подтверждение постановщика о выполнении (при необходимости): при включении опции, задача будет отправлена на проверку исполнителем, вместо того, чтобы сразу завершиться. Появится дополнительна секция Нужен результат.

19. Секция Нужен результат:

    1. Опция Для завершения задачи от ответственного требуется предоставить результат (при необходимости): установка данной опции приводит к отображению секции Вид результата. Варианты результатов в задаче:

       • Комментарий. В качестве результата обязательно добавить комментарий.

       • Строка. В качестве результата обязательно должна быть строка. Этот вариант позволяет ограничить тип ответа, чтобы результаты можно было выгрузить в эксель и проанализировать. Отличие от комментария в том, что в строку нельзя добавить какую-то разметку, заголовок или файл — в общем, все то, что можно использовать в редакторе комментариев.

       • Число. В качестве результата обязательно должно быть число. Этот вариант позволяет ограничить тип ответа, чтобы результаты можно было выгрузить в эксель и проанализировать.

       • Опрос. При выборе этого варианта нужно заполнить вопросы и варианты ответов, тогда исполнителям потребуется в конце задачи обязательно пройти опрос.

       • Файл. Требуется обязательно прикрепить файл.

20. После заполнения всех полей формы нажмите Сохранить.

При успешном создании задачи отобразится системное сообщение Задача добавлена, а пользователь будет перенаправлен на страницу вновь созданной задачи.

При наличии согласующих в задаче задача перейдёт в статус Ждёт согласования, при отсутствии согласующих — в статус Выполняется.

Просмотр страницы задачи

Перейти на страницу задачи можно из любого режима просмотра задач (список, канбан-доска, календарь, страница шаблона, на основе которой создана задача).

Для перехода на страницу задачи нажмите на нужную задачу в списке, на канбан-доске, в календаре или на странице шаблона в зависимости от инструмента отображения задачи на текущий момент.

Страница задачи содержит подробную информацию о задаче:

• Название задачи.

• Слева от названия задачи есть цветная полоска, которая показывает цвет задачи.

• Панель инструментов задачи включает:

  В зависимости от роли пользователя в задаче панель инструментов может располагаться в левой или правой части рабочей области страницы задачи.

  • Меню Ещё с пунктами:

    • Создать шаблон по этой задаче

    • Создать копию

    • Делегировать

    • Удалить

    В зависимости от роли должности пользователя состав пунктов меню может отличаться.

  • Кнопка Редактировать.

  • Кнопка Завершить задачу.

    Отображается у пользователей с ролью Постановщик задачи.

• Секция Чек-листы.

• Секция Результаты.

• Вкладки:

  • Комментарии

  • Результаты по шаблону

  • История изменений

  • Учет времени

• В правой стороне секция с подробным описанием задачи:

  • Статус задачи.

  • Приоритет.

  • Крайний срок: срок завершения задачи.

  • Поставлена: время постановки задачи.

  • Постановщик (по умолчанию — автор задачи).

  • Ответственные (по умолчанию — автор задачи).

  • Наблюдатели (при наличии).

  • Задача создана на основе шаблона (при наличии): можно перейти в шаблон.

  • Создатель (при наличии): автор задачи.

  • Связанные задачи (по умолчанию — 0).

  • Просмотры: последние пользователи, просматривавшие шаблон.

• Кнопка Отправить на проверку.

  Отображается у пользователей с ролью Ответственный.

Редактирование задачи

Редактирование любой задачи в таск-трекере происходит в форме Редактирование задачи.

Для вызова формы Редактирование задачи:

1. Перейдите на страницу задачи, для этого кликните по выбранной задаче.

2. На странице задаче нажмите Редактировать.

3. Отредактируйте задачу в соответствии с описанием полей формы в разделе Создание задачи.

4. Для сохранения изменений нажмите Сохранить, для отмены закройте форму Редактирование задачи.

При успешном редактировании задачи отобразится системное сообщение Задача обнавлена, а пользователь будет перенаправлен на страницу отредактированной задачи.